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[医院杂谈] 基层医疗档案管理现状

由于六十是一个花甲子的缘故,经笔者调查了解,我国公立医院大部分都是建国前后建立起来的,那么这些建国前后成立的医院都会相当看重建院六十周年庆祝活动,其中我院也在其列。作为一名建院六十周年活动的参与者,我对医院档案管理的重要性有了更深一步的体味。
    医院档案是医院的宝贵财富,加强对这一信息资源的科学管理,对新形势下医院的现代化建设尤其重要。医院档案是医院管理工作中的凭据,是医学科学研究的基础,是医院发展历史的缩影,是医院进行宣传教育的生动资料。随着医改的不断深入,医院各项工作都朝向科学化、规范化、标准化发展,为此,加强医院档案的科学化管理势在必行。转变档案管理模式,就必须在调查医院档案管理的基础上,了解医院档案管理工作的现状和存在的问题,分析其原因,并相应地采取一些对策,才能更好地做好医院档案管理工作。   
    一、医院档案管理工作的现状
    1、档案管理工作没有得到足够重视,档案意识不强,利用率较低
档案是医院历史原貌最原始、最真实的记录,而任何一个医院的发展都离不开历史,要想了解医院一步步的发展状况,就必须通过查阅档案资料。在我了解的一些医院建院六十周年查阅历史档案过程中,存在太多空白,大都纸质保存,一些已经残缺不全,缺乏电子文件,不便于查阅。究其原因就是重视医疗而轻视档案管理的观念极为普遍,档案管理工作没有得到各级领导的充分重视。对档案管理方面的认识还比较淡薄,认为档案工作可有可无,认识不到档案工作在医院管理中的重要性和必要性。由于对档案重视程度不够,档案信息资源开发不足,造成档案利用率不高。
    2、档案管理制度不健全,医院档案内容界定不清,管理范围不明
    在医院管理中,大多数医院制定了适用于本院的、较为健全的医院医疗、人事、行政、后勤管理制度,而涉及档案管理的制度、职责却较少。在医院目标管理考核方案中,一般也没有将档案管理纳入目标考核,制度的不完善必然导致管理工作的不到位甚至漏洞百出随着科学技术的进步,社会的发展,档案的内涵和外延都在发生变化。医院在管理档案时,由于还没有统一的管理标准和模式,医院根据自己的理解和实践进行管理,使许多应该纳入管理的档案没有纳入管理。
    3、档案管理人员业务水平不高
    档案管理人员理论水平、业务水平参差不齐,档案知识欠缺,责任意识缺乏。在医院人才培养中,一般重视医疗技术人员素质的提高和继续教育,对档案管理人员的业务水平和素质提高没有纳入计划和要求,档案管理人员平时进修学习的机会不多,缺乏系统的档案知识培训,许多档案管理人员的管理水平停留在经验上,思想观念和管理水平跟不上时代的发展要求,缺乏创新和活力,这些已不适应新形势下的档案管理工作。
    4、档案管理分散,档案工作硬件投入不足,档案现代化管理水平不高。
各科室分散管理,不便于综合利用,不利于档案的完整和安全。每个科室都要有人兼管保存,重复保存,造成人力、物力和空间的浪费。有些医院由于医疗用房紧张,致使档案用房狭小,不符合档案保管的标准。另外,档案管理设备陈旧,管理技术落后,也制约了档案事业的发展。近年来,随着科学技术的进步,计算机及网络技术在医院管理中的广泛运用,医院管理手段不断进步。而运用计算机及网络技术管理档案的却较少,一些档案工作还停留在手工收集、检索,信息量小,不利于档案的收集、利用和开发。
    二、加强医院档案管理工作的措施和对策
    1、强化档案信息化管理的意识
    医院档案管理应纳入医院的发展规划,成立专门的领导小组,并把档案工作作为各科室年终考核的内容,开展档案目标管理的评审, 形成各部门齐抓共管,协调配合的局面,使医院档案管理逐步走向规范化。
    2、建立科学的档案管理体系,健全档案管理制度。
    建立科学的档案管理体系,健全档案管理制度,是促进档案工作规范管理的关键。各医院要结合本单位档案工作实际,根据《档案法》、《医药卫生档案管理办法》等有关法律、法规,制订一套比较科学、完整、系统、切实可行的档案管理制度。对各科室的各类档案材料进行集中统一管理,统一考核,使档案管理与医疗业务同步考核评价,同步发展。
    3、加强培训、结合实践,提高档案管理人员素质。
    档案管理人员素质直接影响档案管理水平,医院要将档案人员培养纳入医院人才培养计划,全面提高档案管理人员素质。一是通过开展专业培训、继续教育和进修学习等掌握新的科技管理手段,提高业务水平。二是深入临床一线调查研究医疗、教学和科研对档案信息的需求,充实现有档案,不断总结探索档案管理工作,适应档案业务发展,推动档案管理水平的提高。
    4、加大投入,完善设备,实现档案的现代化管理。
    加大资金投入,引进现代化的技术和设备是实现档案现代化管理的必要条件。一方面,根据实际条件,配置扫描仪、刻录机、音视频数字化采集和转换设备、数码相机和存储设备等现代化设备。另一方面,要引进计算机等现代化的管理,用计算机储存整个医院的各种业务、行政上的档案,方便使用者及时查找、阅读,节省了人力、物力和财力,减少档案的有效空间,保存信息方便简单,也增加了其保密程度,提高了工作效率。另外,要提高档案保护设备和技术现代化的配备,如档案库房的去湿、空调设备,高效灭虫、灭火设备。医院可以构建一个内部的档案网络平台,把数字档案存储在专门的数据服务器上,档案检索工作站通过网络访问,为用户提供查询、更新及事务管理等服务。因此,医院应充分利用计算机管理应用设计完善的软件和网络等现代化办公设备,实现档案管理的自动化、现代化。   
    5、重视开发,充分利用,发挥档案的社会效益。
档案管理的最终目的就是使档案得到充分利用,因此,医院档案管理人员要树立服务意识,要多途径、多渠道地开发档案信息资源,使医院的档案为临床、医疗、教学和科研工作服务。同时,积极开展多种编研活动,对信息进行深层次开发和加工,编写各种专题汇编,为利用者提供多层、多方面、有实效的信息。另外,还要加强档案利用反馈信息的管理,实现各级医院信息的横向联系,实现档案信息资源的共享,以满足医疗、教学和科研工作的需求,从而提高档案的利用率,充分发挥其社会效益。
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